Nous vous demandons de prendre connaissance des conditions générales détaillées ci-dessous qui seront appliquées à toutes les conventions organisées par l'association Ultimevents. Vous vous engagez dès l’achat de votre billet à les respecter.

 

Billets – Pass

 

Vous devez nous fournir à l’achat de votre PASS les noms des participants. Dès que nous avons enregistré ceux-ci, ils seront dans une base de données, et de ce fait le billet reste nominatif. Seul le titulaire du billet original dont le nom figure sur le billet pourra l’utiliser, le billet sera perdu s’il est présenté par une tierce personne.  Il n’y a aucune exception à cette règle.

Sauf indication contraire, les Pass d’accès sont à retirer sur le lieu de l’évènement le jour de la convention ou la veille. Une pièce d’identité avec photo vous sera demandée ainsi que tous les documents de vos achats, reçus par mail. Une pochette comprenant votre Badge et vos extras vous sera fournie. Sans ces documents, l’accès à la convention vous sera interdit.

Le port du Bracelet/Badge est obligatoire pendant tout le temps de la convention, et présenté aux personnes du Staff pour tout accès. L’absence du Bracelet/Badge ou le refus de le présenter peut vous empêcher d’accéder à l’évènement.

Les billets de groupe seront remis à la personne désignée lors de l’achat, sur présentation de toutes les pièces d’identité des personnes faisant parties du groupe.

Les Billets ne sont ni remboursables, ni échangeables. Leur revente est interdite. ( sauf autorisation de l'organisme) 

Sur votre Badge seront noté votre numéro et l’emplacement qui vous est réservé dans la grande salle des Q&A, nous vous demandons de respecter l’emplacement qui vous est attribué.

Dans le cas où l’évènement est reporté, les billets seront automatiquement reportés à la nouvelle date annoncée. Si vous ne pouvez assister à la convention à cette date, vos billets seront reportés à un évènement futur.

Dans le cas où la convention est annulée dans sa totalité les billets seront remboursés et uniquement dans ces conditions.

La venue des invités est contractuelle, en raison de leurs engagements professionnels ou toutes autres circonstances, les obligeant à annuler leur présence, ne sera pas un motif de remboursement. Nous mettrons tout en œuvre si c’est le cas pour le remplacer par un nouvel invité. Dans ce cas, les extras achetés et les choix inclus dans les pass seront remplacés par le nouvel invité. (extra Guest compris)

 

Il ne faut pas que votre participation à cette convention soit basée sur un seul invité, il est évident que si celui-ci devait annuler sa présence, ce motif ne donnerait pas lieu à un remboursement.

 

Ultimevents se réserve le droit de modifier la date et le lieu de l’évènement pour obtenir un maximum d’invités présents.

 

Les mineurs entre 14 et 16 ans doivent être accompagnés d’un adulte de leur famille au moins à la remise des pass.
Ils peuvent accéder seuls à l’évènement, avec l’autorisation parentale faisant office de décharge, dédouanant l’organisme de toute prise en charge du mineur. Il va de soi que la sécurité est la même pour chaque participant.
Les mineurs entre 16 et 18 ans ne pourront pas accéder à l’évènement sans l’autorisation parentale (à télécharger sur le site dans la partie « formulaires »).
Les mineurs de moins de 14 ans ne pourront pas accéder à la convention sans un adulte les accompagnants durant tout l’évènement. Aucun accompagnant ne pourra accéder à la convention sans pass d’entrée.

 

Si nous devons annuler une vente suite à un non-respect de ces conditions, 10€ de frais de gestion seront retenus sur le remboursement.

 

Si vous achetez un pass 2 jours et que vous ne pouvez être présent qu'une seule journée, dans ce cas nous ne garantissons pas la réalisation des extras achetés car le planning est réparti sur les 2 jours et un ordre de passage vous est attribué.

 

Attribution des places

Les places vous sont attribuées au paiement intégral de votre Pass, dans l’ordre de réservation. Plusieurs zones sont mises en place, et suivant votre Pass une place et rangée vous sont attribuées. Vous pouvez échanger vos places mais uniquement dans la même catégorie et même rangée. Tout échange qui n’est pas fait d’un commun accord peut gêner le bon déroulement de la convention et entrainer un renvoi immédiat.

Les frais de déplacement, d’hébergement sont à la charge du participant. En cas de report, de changement du lieu de la convention, ou de l’annulation Ultimevents ne remboursera pas les frais engagés.

 

Droits à l’image

Vous vous engagez en assistant à un évènement U ltimeventsà tous droits personnels ou de biens pour votre image, qui pourrait apparaitre sur des photos ou des enregistrements vidéo que Ultimevents  pourraient utiliser à des fins publicitaires ou commerciales.

 

Appareils photos

Les appareils photos ne sont pas autorisés pendant l’évènement sauf si vous respectez les conditions suivantes :

  • Temps de prises de vues autorisé
  • Utilisation uniquement d’appareils photos numérique compact.
  • L’utilisation des flash n’est autorisée que pendant les 5 premières minutes
  • Interdiction d’utiliser des appareils photos avec objectif supérieur à 18-55mm

Le non-respect de ces conditions peut entraîner le renvoi immédiat de la convention sans remboursement.

 

Autographes et Photoshoot

Lorsque tous les guests seront annoncés, nous vous enverrons un mail afin que vous choisissiez vos photoshoots et/ou vos autographes inclus dans les pass. Attention, ceux-ci sont en quantité limitée par acteur et seront attribués en fonction de l’ordre d’achat des pass.

Les autographes et photoshoots sont aux prix indiqués sur le site de la convention et vendus en ligne uniquement aux personnes munies d’un pass.

Ultimevents se dégage de toute responsabilité concernant la non-réalisation d’un autographe ou d’un photoshoot si le participant ne se présente pas au moment où il est appelé pour les faire. Les accès aux meeting-room, soirée Cocktail, soirée, ne seront vendus qu’aux participants munis d’un Pass.

Ultimevents n'est pas responsable du résultat du photoshoot (yeux fermés...)

Nous vous rappelons que ces extras sont en quantité limitée.

 

Photos et vidéos

Il est strictement interdit de procéder à des enregistrements vidéo pendant les Q&A.

Il est strictement interdit de prendre des photos et enregistrements vidéo pendant les autographes et les photoshoots (y compris à l’aide de téléphone portables, caméra, etc…) ainsi que pendant les meeting-room, soirée cocktail, et VIP dinner, sous peine d’un renvoi immédiat sans remboursement.

 

Cadeaux

Aucun cadeau ne pourra être remis à nos invités pendant le Q&A et Photoshoots.

Uniquement pendant les autographes.

 

Moyens de paiement

La Billetterie accepte les règlements par carte bancaire seulement. Vous pouvez cependant payer par virements ou mandat cash en nous envoyant un mail à ultimevents@hotmail.fr.

 

Conformité

  • Ultimevents se réserve le droit d’apporter toute modification à l’évènement en raison de circonstances imprévues et inévitables.
  • Le promoteur et le responsable des lieux ne peuvent être tenus responsables de toutes pertes, blessures ou dommages subis lors de la convention.
  • Le planning de la convention peut être modifié à tout moment ou subir des annulations. Ultimevents n'est pas responsable de changements liés à l'indisponibilité des acteurs ou aux demandes de leurs agents. De ce fait, aucun remboursement ne sera possible.

 

Nous mettons tout en œuvre pour que le site fonctionne correctement. Ultimevents ne sera pas tenu responsable, si le site est temporairement indisponible en raison de problèmes techniques indépendants de notre volonté.

En cas d’agression, de propos trop expressifs envers nos invités, ou entre participants Ultimevents se réserve le droit de renvoyer immédiatement un participant sans remboursement de l’évènement.